Privacybeleid

Inleidende bepalingen

Op deze pagina tref je de privacyverklaring van Coach Delphi aan. We raden je aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is de vennootschap onder firma Coach Delphi, gevestigd te (2581 XS) ’s-Gravenhage aan de Kranenburgweg 84, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94953910 en rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw K.R. Kwint en de heer S.D. Korf. Verantwoordelijke is per email te bereiken via e-mailadres hi@coachdelphi.com.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe verantwoordelijke omgaat met de verwerking van je persoonsgegevens. Zo wordt onder meer aangegeven welke (categorieën) persoonsgegevens worden verzameld en voor welk doel de persoonsgegevens worden gebruikt.
De verwerking van persoonsgegevens valt binnen de wettelijke vrijstellingsregelingen. Daarom is de verwerking niet aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. De huidige privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 25 februari 2025.

Soorten verwerkingen en doelen van verwerkingen van persoonsgegevens

In de eerste plaats worden persoonsgegevens verwerkt als je met ons een overeenkomst sluit. De persoonsgegevens worden dan onder andere gebruikt om je de overeengekomen producten en diensten te kunnen leveren, om je eventuele abonnement op ons platform te activeren of om gespecificeerde aanbiedingen te kunnen doen van onze diensten. De persoonsgegevens die in ieder geval worden gevraagd zijn je voor- en achternaam en je adres. Ook wordt je e-mailadres gevraagd. Het e-mailadres is nodig ter bevestiging van de overeenkomst c.q. afspraak, maar wordt ook gebruikt om contact met je te onderhouden. Met je e-mailadres wordt je eventuele account op ons platform aangemaakt. Je logt met je e-mailadres in op je account c.q. het systeem. Ook kunnen naar het door jou opgegeven e-mailadres nieuwsbrieven en mailings worden verzonden indien je daarvoor toestemming geeft.

Daarnaast worden je persoonlijke gegevens én eventuele bedrijfsgegevens gebruikt voor facturatie en boekhouding. Je bedrijfsrol en functietitel worden opgevraagd om een persoonlijke ervaring op ons platform te creëren en een gebruikersprofiel op te bouwen. Daarvoor wordt ook een profielfoto gebruikt die je zelf verstrekt.

Deze gegevens worden verzameld via het registratie- of contactformulier op onze website, via social media advertenties, het chatbot formulier en tijdens het bestel- en betaalproces. Eventueel wordt ontbrekende bedrijfsinformatie opgevraagd of geverifieerd bij de Kamer van Koophandel.

Kort samengevat worden de volgende gegevens verzameld:

• Voor- en achternaam
• Adres
• E-mailadres
• Bedrijfsrol, functietitel en profielfoto
• Eventueel bedrijfsgegevens (zoals bedrijfsnaam, btw nummer en KvK nummer)
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt door gebruik van de chatbot
• Locatiegegevens
• Gegevens over je activiteiten op onze website

Voor de volgende doeleinden:

• Om een account voor je aan te maken op ons platform
• Om producten en/of diensten aan je te leveren
• Je te kunnen e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• Je correct te kunnen aanspreken met je naam en de heer of mevrouw
• Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten en acties
• Om een persoonlijke ervaring te creëren op ons platform en een gebruikersprofiel op te bouwen
• Voor een correcte facturatie, administratie en boekhouding
• Om de input die jij geeft aan de chatbot te verwerken via Artificial Intelligence (AI) tools van derde partijen tot kwalitatieve content en tot nieuwe kennis over ondernemen. Deze informatie is afkomstig van AI tools van onder andere Google Cloud, Open AI, Anthropic en in de toekomst mogelijk aanvullende AI tools. We adviseren daarom met klem om geen persoonsgegevens van je klanten als input te geven aan de chatbot of om deze informatie te anonimiseren
• Het analyseren van je surfgedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op je voorkeuren
• Het analyseren van de demografische gegevens om inzicht te krijgen in de doelgroep en ons platform en onze aanbiedingen te optimaliseren op de doelgroep en gericht nieuwe klanten te werven - Het verwerken van persoonsgegevens indien wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor de facturatie, boekhouding en belastingaangifte.

Bewaartermijnen

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren een minimale bewaringstermijn van facturen en onze administratie c.q. boekhouding in Moneybird van 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht. Je gegevens met betrekking tot jouw account op ons platform worden bewaard tot 12 maanden nadat je account wordt opgeheven. Je e mailadres blijft in ons e-mailmarketing systeem MailBlue staan tot je verzoekt om verwijdering hiervan of je uitschrijft onderaan de mail. Gegevens die je zelf als input invult in de chatbot en de chathistorie blijven 12 maanden bewaard. Analytische cookies blijven 26 maanden bewaard. Je gegevens worden opgeslagen in een Europese database. Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Wat zijn cookies? Een cookie is een stukje data dat door een website op je computer wordt geplaatst. Elke keer wanneer je onze website bezoekt, verzamelt deze basis technische informatie zoals via welke website je op onze website terecht bent gekomen. Deze privacyverklaring is van toepassing op cookies en soortgelijke technologie. Onze website kan cookies gebruiken om bezoekers te voorzien van afgestemde informatie, om informatie te verzamelen, en om de bezoeker te volgen tijdens het bezoek aan de website. Dit helpt ons om een goede gebruikservaring aan je te kunnen leveren en om onze doelgroep in kaart te brengen en aanbiedingen daarop af te stemmen.

De website maakt gebruik van functionele cookies, analytische en tracking cookies. De functionele cookies worden door ons gebruikt om de website zo goed mogelijk te laten functioneren, zoals het kunnen inloggen in je account. We gebruiken daarnaast analytische cookies van Google Analytics 4, Vercel Analytics en Microsoft Clarity om het surfgedrag van bezoekers van onze website en eventuele demografische gegevens in kaart te brengen. De functionele en analytische cookies die wij plaatsen gebruiken geen persoonsgegevens, de gegevens worden volledig geanonimiseerd. We kunnen hiermee niet achterhalen wie je bent.

Cookies die niet uiterst noodzakelijk zijn, worden pas geplaatst nadat je daar toestemming voor hebt gegeven door het klikken op ‘akkoord’ in de cookiebar. Dat zijn de zogenoemde tracking cookies. Tracking cookies, zoals een Facebook pixel, volgen het bezoek aan de website om daarmee een profiel van websitebezoekers op te bouwen. Ze kunnen op basis daarvan advertenties tonen waarin je wellicht geïnteresseerd bent aan de hand van je IP adres. Als je vervolgens een website bezoekt in hetzelfde bereik qua advertenties, wordt je apparaat herkend. Wij maken gebruik van een Facebookpixel indien wij advertenties op social media inzetten.

Indien je niet wenst dat onze website cookies plaatst op je apparaat, dan kunt je de browserinstellingen aanpassen, zodat je eerst een waarschuwing krijgt alvorens er cookies worden geplaatst. Tevens kunt je indien gewenst dit soort cookies altijd automatisch weigeren. Cookies die eerder geplaatst zijn, kunnen ook verwijderd worden bij je browserinstellingen. Dit dient per browser en per apparaat te gebeuren. Bij het verwijderen van cookies kunnen functies op de website minder goed werken. Tevens betekent het verwijderen van cookies niet dat je helemaal geen advertenties meer te zien krijgt.

De uitgebreide cookieverklaring met technische informatie over welke plugins en tools welke cookies gebruiken, is te raadplegen via Cookies.

Social Media buttons

Wij maken middels onze website tevens gebruik van social media buttons. Met deze share buttons kan er contact worden gezocht met ons via social media. Ook kunnen onze berichten hiermee worden gedeeld op jouw social media kanalen. Via deze buttons plaatsen LinkedIn, Instagram en BlueSky cookies op je apparaat. Deze cookies zorgen voor het gebruiksgemak van de website en brengen je surfgedrag in kaart. We raden bij gebruik van deze buttons ook aan de privacyverklaringen van deze kanalen te raadplegen.

Delen van gegevens met derden

Wij verkopen je gegevens niet aan derden en verstrekken deze alleen indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, zoals onze bank, betalingsprovider Stripe, boekhoudsysteem Moneybird, hosting en databasesysteem Vercel, opslagsysteem Google Cloud, Content Management Systeem Sanity, klantcontact- en ondersteuningssysteem Crisp, e-mailmarketingsysteem MailBlue en de AI tools Google AI, OpenAI en Anthropic, sluiten wij een verwerkersovereenkomst (al dan niet via hun algemene voorwaarden) om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Het platform c.q. de website heeft een SSL-certificaat, waardoor de gegevens over een beveiligde verbinding verstuurd worden.

Alle opslaglocaties, programma’s en software waar wij mee werken, zoals e-mailhosting, website- c.q. platformhosting, bank- en betalingsapps, e-mailmarketingsysteem, en social media accounts zijn beveiligd met een wachtwoord en tweestapsverificatie. De laptop en cloud zijn eveneens beveiligd met een wachtwoord. Laptops zijn beveiligd met een wachtwoord en biometrische beveiliging. De hosting van het platform verloopt via Vercel, welke gebruik maakt van een Europese database, zodat de AVG-vereisten gewaarborgd blijven.

Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik of een datalek neem dan contact met ons op via e-mailadres hi@coachdelphi.com.

Privacyrechten

Je hebt recht op inzage, verbetering (rectificatie), aanvulling, overdraagbaarheid, verwijdering en afscherming van je persoonsgegevens overeenkomstig het bepaalde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Tevens kun je ons verzoeken tot intrekking van je toestemming of bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Dit kun je te allen tijde doen. Indien je vragen hebt over deze privacyverklaring, dan kun je een e-mail sturen aan e-mailadres hi@coachdelphi.com. Je kunt je via dit e-mailadres tevens afmelden voor eventuele nieuwsbrieven of mailings, maar dat kan ook door onderaan de mails te klikken op “uitschrijven” of “unsubscribe”.

Mocht je klachten hebben over de verwerking van jouw persoonsgegeven door ons, kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap